Herinner klanten aan offertes met deze 5 e-mail templates

Samengevat

1. E-mail is de beste manier om klanten aan je offerte te herinneren.

2. Kopieer onze 5 voorbeelden van succesvolle offerte opvolging e-mails. Of gebruik ze gewoon als inspiratie.

3. Wil je jouw kansen op bestellingen nog meer verhogen? Pas dan deze extra tips voor je offerte e-mails toe om je verkoop de hoogte in te jagen.

Hoe herinner je klanten best aan jouw offerte?

Van alle communicatiekanalen is e-mail de beste manier om offertes te versturen en op te volgen. Daar zijn 7 goede redenen voor.

#1 E-mail geeft mensen de tijd om na te denken over je offerte

Met e-mails geef je klanten en prospecten de kans om na te denken over jouw aanbod. Als daar een hoog prijskaartje aan verbonden is, kan je niet verwachten dat mensen je meteen antwoorden.

Hetzelfde geldt wanneer meerdere mensen of departementen je aanbod moeten overwegen en bespreken voor ze de finale beslissing nemen.

#2 E-mail is het zakelijke communicatiekanaal bij uitstek

E-mail is het meest populaire kanaal voor zakelijke communicatie. De etiquette is rechttoe rechtaan, maar je bepaalt natuurlijk zelf de stijl waarin je jouw mail schrijft. Dit kan formeel en afstandelijk zijn, of informeel zonder onbeleefd over te komen.

In tegenstelling tot e-mail, zijn LinkedIn en Facebook absoluut ongeschikt om feedback op je offertes te vragen.

#3 Gebruik één communicatiekanaal voor offertes

Als je offertes per e-mail verstuurt, is het logisch om ze via dezelfde weg op te volgen. Overschakelen naar een ander communicatiekanaal kan leiden tot gefronste wenkbrauwen.

#4 E-mails zijn zoals to-do lijstjes

In de bedrijfswereld beschouwen velen een e-mail als een to-do taak. Wil je jouw offerte hoger op de agenda van een klant laten staan? Dan stuur je toch gewoon een e-mail.

#5 E-mails kan je tracken

Net zoals een aangetekende brief, kan je te weten komen wanneer iemand een e-mail heeft geopend. Dat maakt het eenvoudig om te ontdekken of je offerte gelezen is of niet.

• Leesbevestiging (Read receipt)

• Een Out of Office antwoord is een duidelijk teken dat je offerte nog niet bekeken is. Met wat geluk ontdek je ook wanneer de persoon terug op kantoor is.

• Automatische antwoorden zoals "De mailbox is vol" of "Deze e-mail bestaat niet".

Dankzij technologie weet je meteen of je jouw offerte opnieuw moet sturen, of niet.

Pro tip: Als je jouw offerte maakt en verstuurt met CoManage, dan kan je zien of deze bekeken is of niet.

#6 Offertes laat je best schriftelijk goedkeuren

Een telefoongesprek of video meeting zijn goede kanalen om offertes te bespreken en onduidelijkheden toe te lichten. De goedkeuring zelf gebeurt het best schriftelijk.

Een handtekening onder een contract of goedkeuring via e-mail zijn veiligere manieren om je in te dekken en misverstanden te voorkomen.

Laat je mensen toe om je offerte via e-mail goed te keuren? Dan maak je het voor hen gemakkelijker. Ook je verkoopteam wordt blijer van eenvoud in de verkoopcyclus.

#7 Met e-mailsjablonen bespaar je tijd

Een e-mailsjabloon bespaart tijd met e-mails opstellen. Als je daarnaast ook een tool gebruikt waarin je ze automatisch kan laten personaliseren, hoef je ze slechts één keer te schrijven.

Pro tip: In CoManage kan je een e-mail template gebruiken voor je offertes. Persoonlijke velden, zoals de naam van je contactpersoon, worden automatisch ingevuld met de gegevens uit het ingebouwde klantenbestand.

Voorbeelden offerte opvolging e-mails

Hieronder staan 5 voorbeelden van e-mails die je kan gebruiken om klanten te herinneren aan je offertes. Stuur niet al deze e-mails, maar kies degene die het best bij jou of de situatie past.

#1 Opvolging e-mail: bevestiging van ontvangst van je offerte

Met deze e-mail wil je 100% zeker van te zijn dat mensen je offerte hebben ontvangen. E-mail is de makkelijkste manier om dit aan klanten en prospecten te vragen.

E-mail onderwerpregel: Heb je onze offerte ontvangen?

E-mail tekst:

Beste <Contactnaam> ,

Zoals mijn collega Carla beloofde op <datum> stuur ik onze offerte nogmaals als bijlage.

Om zeker te zijn dat je over voldoende tijd beschikt om een beslissing te kunnen nemen, of eventuele vragen te stellen aan mij, heb ik de geldigheidsduur verlengd.

We zouden het jammer vinden als je ons best mogelijke aanbod mist.

Kan je s.v.p. bevestigen dat je de offerte ontvangen hebt? Je kan hiervoor gewoon deze e-mail beantwoorden.

Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet,

<Jouw naam>

Voettekst e-mail

In welke situatie gebruik je deze e-mail template best?

Deze e-mail is vooral nuttig wanneer er dingen misgaan bij het verzenden van je offerte per e-mail.

• Soms hebben mensen je e-mail niet ontvangen en brengen ze je hier zelf van op de hoogte.

• Of ze weten niet eens dat je een offerte hebt gestuurd omdat deze bijvoorbeeld in de spam folder zit.

• Je e-mail blijft onbeantwoord.

Wanneer verstuur je deze e-mail best (niet)?

• Stuur deze mail zeker niet als je klant een ontvangstbevestiging heeft gestuurd. Dat kan een eenvoudige "Bedankt" e-mail zijn.

• Het ideale moment om deze e-mail te sturen is 3 werkdagen tot een week nadat je nog niets van leads hebt vernomen. In de drukte van de dag vergeten mensen soms om hun e-mails te beantwoorden. Als je een paar dagen geduld uitoefent, komt je eerste follow-up e-mail niet opdringerig over.

• Als klanten je zelf vragen om jouw offerte opnieuw te sturen, dan stel je dit best niet uit.

Waarom is dit een goede e-mail?

• Je laat duidelijk merken dat je bedrijf efficiënt is. Als je details vermeldt, zoals de naam van een collega, of een datum, wek je vertrouwen op in de organisatie van jouw zaak.

• Je verlengt de termijn van je aanbod. Dit creëert goodwill bij de ontvanger van je e-mail.

• Sorry zeggen kan nooit kwaad. Maar in dit geval kan je het beter niet doen. Er zijn namelijk tal van redenen waarom je klanten de e-mail niet hebben ontvangen (of gezien) die buiten jouw controle liggen. In plaats van technologie de schuld te geven, heb je een probleem opgelost. Daarvoor hoef je je niet te excuseren.

Wat best te doen als je geen antwoord krijgt?

• Stilte is het ergste wat je kan overkomen bij verkoop. Je beste wapens zijn in dit geval: geduld en volharding. Stuur zeker niet nog een mail waarin je vraagt om een ontvangstbevestiging van je aanbod. Een betere optie is om de volgende e-mail template te gebruiken…

#2: Opvolging offerte e-mail: vraag of alles duidelijk is

Wacht jij tot leads of klanten vragen stellen over je offerte? Dan kan je beter van strategie veranderen en een proactieve houding aannemen. De volgende e-mail template helpt je hiermee snel op weg.

E-mail onderwerpregels:

Hebben we alles goed uitgelegd?

Heb je nog vragen?

Is ons aanbod 100% duidelijk?

E-mail tekst:

Beste <Contactnaam> ,

We streven naar een glasheldere communicatie met al onze klanten, voor, tijdens en na de uitvoering van een project.

Maar ik begrijp dat je misschien nog vragen hebt over de offerte die ik op <datum> heb verzonden.

Blijf niet zitten met twijfels, maar deel ze gerust met mij.

Zo kan ik misverstanden voorkomen en jou helpen om de best mogelijke beslissing te nemen.

Als je dit liever persoonlijk bespreekt, kan ik je verschillende mogelijkheden aanbieden:

Bijv.: bel/afspraak/ telefoonnummer + wanneer je beschikbaar bent

Met vriendelijke groet,

<Jouw naam>

Voettekst e-mail

Wanneer verzend je deze opvolging e-mail best (niet)?

• Stuur deze e-mail niet wanneer je klant heeft laten weten hoeveel tijd er nodig is om een beslissing te nemen. Zodra deze periode verstreken is, moet je wel in actie schieten.

• Beloftes zijn beloftes. Is je klant zelf te laat met jou op de hoogte te brengen, stuur dan zeker deze herinneringsmail.

• Stuur in alle andere gevallen de mail 2 tot 3 weken nadat je je offerte hebt verzonden.

De positieve bijwerkingen van deze e-mail zijn:

• Je laat merken dat je bedrijf een proactieve houding aanneemt. Je pakt twijfels en vragen aan en lost ze op voor ze een probleem worden. Dit is een ijzersterk signaal dat je jouw zaak ernstig neemt.

• Je geeft mensen een voorsmaakje van wat ze kunnen verwachten als ze jouw offerte goedkeuren. Zoals "glasheldere communicatie".

• Je toont aan dat je beschikbaar bent voor klanten op de manier waar mensen zich prettig bij voelen, zonder dat je hiervoor zelf 24/7 beschikbaar hoeft te zijn.

• Als mensen je mail beantwoorden, kan je je offerte verder toelichten of aanpassen. Je hebt een aardige stap gezet naar de volgende fase: verkoop.

Wat te doen als je mensen je offerte herinneringsmail niet beantwoorden?

Als je geen antwoord krijgt op je e-mail is dit een teken dat mensen waarschijnlijk geen interesse hebben in jouw aanbod. Maar dat wil niet zeggen dat je het hierbij moet laten. Gebruik gewoon de volgende e-mail.

#3: Herinneringsmail: offerte vervalt

Een vervaldatum op je offerte is een goede stok achter de deur om later zaken in beweging te zetten. Het werkt trouwens ook uitstekend wanneer je jouw producten of diensten tijdelijk in aanbieding wil zetten.

De volgende e-mail template is geschikt om je klanten te herinneren dat je offerte binnenkort zal vervallen.

E-mail onderwerpregels:

Vriendelijke herinnering

Heb je meer tijd nodig?

Onze offerte vervalt binnenkort

E-mail tekst:

Beste <Contactnaam> ,

Wij begrijpen dat je het druk hebt en respecteren jouw tijd net zo veel als die van al onze klanten.

Om te garanderen dat wij jouw project op tijd kunnen leveren, wil ik je eraan herinneren dat ons aanbod vervalt op <datum>.

Ik kan echter niet beloven dat ons team daarna meteen beschikbaar zal zijn. Ook kunnen we gedwongen worden om onze aantrekkelijke prijs te wijzigen.

We popelen om van jouw project een succesverhaal te maken. Als je nog 1 week extra bedenktijd nodig hebt, of als je de details met ons graag wil bespreken, laat me dit even weten en ik zal het nodige doen.

Ik kijk uit naar je reactie.

Met vriendelijke groet,

<Jouw naam>

E-mail voetregel

Wanneer is een herinneringsmail met je offerte vervaldatum (niet) gepast?

• Verstuur de mail niet 1 dag voor de vervaldatum. Mensen openen hun mails misschien niet en missen hierdoor jouw herinnering aan de offerte.

• Uiteraard stuur je jouw e-mail niet nadat je offerte is verlopen.

• De ideale verzendtijd bedraagt 3 dagen tot een week voor de vervaldatum.

Waarom werkt deze template voor een herinneringsmail goed?

• Deze mail is je laatste kans om je offerte te laten goedkeuren. Laat dit niet schieten..

• Sommige mensen kunnen pas beslissen als er tijdsdruk is.

• Som subtiel enkele redenen op waarom ze later spijt kunnen krijgen als ze nu jouw aanbod weigeren of negeren. Pas de voorbeelden uit het e-mailsjabloon hierboven gerust aan.

Wat doe je best als je ook nu geen antwoord krijgt?

• Als mensen deze e-mail negeren, zijn ze niet geïnteresseerd. Is dat een ramp? Misschien niet. Bedrijven en mensen die je negeren, geven een krachtig signaal. Ze zouden zich waarschijnlijk hetzelfde gedragen zodra je hen jouw factuur stuurt.

• Het is altijd mogelijk dat leads je offerte na de vervaldatum goedkeuren. Maar dat betekent niet dat je dit zomaar moet aanvaarden. De voorwaarden zijn veranderd en je bent respectloos behandeld geweest. Het is aan jou om te beslissen of je in deze omstandigheden wil werken.

#4: Vervolg e-mail: je offerte is aanvaard

Het minste wat je kan doen is mensen een bedankmail sturen wanneer ze je offerte goedkeuren. Het kost niets, en het is daarnaast een uitstekende gelegenheid om feedback te krijgen over je offerte.

E-mail onderwerpregels:

Dankjewel!

Een laatste vraag voor we eraan beginnen

E-mail:

Beste <Contactnaam> ,

Namens ons team wil ik je graag bedanken!

Zoals beloofd gaan we als volgt te werk om van uw project een succesverhaal te maken:

HIER KAN JE KORT DE STAPPEN OPSOMMEN DIE JE GAAT NEMEN.

Voordat ik ons team aan het werk zet, heb ik nog één vraag. We gebruiken deze informatie alleen om onze klanten de best mogelijke ervaring te geven. Voel je zeker niet verplicht deze te beantwoorden.

Wat is de nummer 1 reden dat je dit project aan ons hebt toegewezen?

Met vriendelijke groet,

<Jouw naam>

E-mail voettekst

Wanneer deze bedankmail template (niet) versturen?

• Als een klant je al heeft gezegd waarom jij de opdracht mag uitvoeren, vraag dan niet nog eens voor feedback.

• Zodra een klant instemt met je voorstel, stuur je de bedankmail. Stel dit niet uit.

Voordelen van feedback op goedgekeurde offertes vragen:

• Klanten die je voorstel hebben goedgekeurd, zijn meestal bereid te delen wat ze van jou verwachten. Je kan de feedback gebruiken om de verwachtingen niet alleen in te lossen, maar misschien ook te overtreffen.

• Je zou een enquête kunnen opstellen om je offertes te laten beoordelen, maar als je slechts één open vraag stelt, krijg je misschien een antwoord waar je zelf niet aan gedacht had.

Wat te doen als je geen feedback op je goedgekeurde offerte krijgt?

• Er bestaat altijd een kans dat mensen je vraag naar feedback op je aanbod negeren. Als je geen reactie krijgt op je bedankmail, dan laat je het best voor wat het is. De opdracht is binnen en al de rest is een mooie bonus. In het slechtste geval krijg je een vaag antwoord als: "goede kwaliteit/prijsverhouding".

Zorg er in ieder geval voor dat je de offerte als “goedgekeurd” markeert in je offerte software, of het systeem dat voor jou en je team het eenvoudigste is.

#5: Follow-up e-mail als je offerte afgewezen wordt

Met deze e-mail template probeer je feedback te krijgen van leads die je offerte expliciet hebben afgewezen. Als je meer wil verkopen, moet je deze e-mail sturen. Zodra je de sterke en zwakke punten kent van je aanbod, kan je jouw verkoopproces optimaliseren.

E-mail onderwerpregel: Dankjewel!

E-mail:

Beste <Contactnaam> ,

Bedankt dat je de tijd hebt genomen om ons te laten weten dat je niet met ons in zee gaat.

Wij wensen jou veel succes en zijn ervan overtuigd dat de partner van jullie keuze dit project tot een goed einde zal brengen.

Mocht je iets meer details willen delen waarom ons aanbod niet het beste leek, kan je me dat gerust laten weten. Deze informatie blijft vertrouwelijk, maar het kan ons helpen om toekomstige klanten beter van dienst te zijn.

Met vriendelijke groet,

<Jouw naam>

E-mail voettekst

Wanneer deze e-mail (niet) versturen?

• Stuur de mail niet als je aanvoelt dat het verkeerd kan overkomen. Een duidelijk signaal is bijvoorbeeld complete stilte van de lead sinds het ogenblik dat je jouw offerte hebt verzonden.

• Als mensen wel de moeite nemen om jou op de hoogte te brengen dat ze niet ingaan op je aanbod, verstuur je de mail best nog dezelfde dag. Doe je het toch later, dan zijn ze jou en de redenen voor de afwijzing al lang vergeten.

Waarom is dit een goede e-mail?

• Dankzij feedback begrijp je beter hoe mensen je offertes en follow-ups ervaren. Gebruik die kennis om in de toekomst betere offertes te maken en je verkoopproces te verbeteren.

• Je geeft mensen die jouw offerte hebben afgewezen een makkelijke manier om hun mening te delen. Ze kunnen je tips geven om jouw aanbod overtuigender te maken. En met een beetje geluk vertellen ze je zelfs waarom jouw concurrenten uiteindelijk gekozen waren.

• Reageren op een afwijzing van een offerte is voor veel bedrijven tijdverlies. Voor jou is dit een extra kans om in de verf te zetten dat jouw bedrijf echt wel uniek is. En niet alleen beweert dat te zijn.

Wat te doen als je geen antwoord krijgt op deze e-mail?

Als je geen reactie krijgt, dan laat je het hierbij. Zorg er wel voor dat je jouw offerte markeert als "Afgewezen". Zo besteedt je er niet meer tijd aan dan nodig is.

8 extra tips om je verkoop follow-up e-mails te verbeteren

Naast de bovenstaande e-mail templates kan je de onderstaande tips toepassen om je verkoop e-mails nog meer te verbeteren.

#1 Respecteer de algemene e-mail etiquette

Respecteer de algemene e-mail etiquette en verwachtingen van klanten. Vooral bij verkoop e-mails maakt dit een groot verschil.

Als je bijvoorbeeld een advocaat bent, spreek je jouw klanten en prospecten waarschijnlijk niet aan met "Hoi", of eindig je jouw mail niet met "Ciao".

Ook timing is een aspect van e-mail etiquette. De bovenstaande sjablonen zetten je aardig op weg: wacht niet te lang, maar wees ook geduldig.

#2 Pas je branding consequent toe

Gebruik dezelfde stijl in al je communicatiekanalen. Het komt vreemd over als je website vriendelijk en zelfs grappig klinkt en je dan in e-mails "Geachte heer/mevrouw" gebruikt.

#3 Vermeld je contactgegevens en beschikbaarheid in de voettekst van je e-mail

Zorg ervoor dat klanten makkelijk kunnen zien hoe en wanneer ze jou kunnen bereiken. De voettekst van je e-mail is hiervoor ideaal. Laat wel alle sociale media kanalen weg die je niet actief gebruikt. Vermeld enkel je telefoonnummer als je deze niet uitzet tijdens je werkuren.

Een voettekst moet je maar 1 maal aanmaken, maar zorg ervoor dat deze nuttig is voor klanten en leads.

#4 Wees menselijk, klink niet als een sjabloon

Zorg ervoor dat je als een mens overkomt, niet als een opdringerige verkoper. Of nog erger: een e-mailsjabloon. Zelfs als je deze gebruikt, kost het weinig moeite om ze persoonlijker te laten klinken.

• Je verkoop e-mails sturen vanuit een info@, verkoop@ of contact@ e-mailadres is voor freelancers en kleine ondernemingen geen goed idee. Mensen communiceren het liefst met mensen.

• Alles wat je klant met jou heeft gedeeld, kan je vermelden in je e-mail. Hiermee toon je aan dat je oog hebt voor detail en dat je belang hecht aan wat klanten jou vertellen.

• Elementaire beleefdheid, respect en een menselijke aanpak kosten niets, maar dragen wel bij aan jouw succes.

#5 Optimaliseer de onderwerpregels van je verkoopmails

Onderwerpregels van e-mails zijn super belangrijk. Ze maken het verschil tussen openen en negeren van je e-mails.

• Schrijf korte onderwerpregels. Vooral op smartphones zijn lange onderwerpen niet altijd meteen duidelijk.

• Stel een vraag. Dit maakt mensen nieuwsgierig en vergroot de kans dat ze jouw mail openen. Als je een vraag stelt als onderwerpregel, herhaal deze dan onderaan je e-mail. Zo benadruk je subtiel dat je e-mail een antwoord verdient.

#6 Experimenteer met e-mailsjablonen

De 5 voorbeelden van e-mails om je offerte op te volgen, werken. Maar zoals elke template is dat niet in alle situaties het geval.

Het beste wat je kan doen is om mails die goed werken te blijven gebruiken. E-mails met mindere resultaten kan je blijven verfijnen tot je betere resultaten behaalt.

Hoe je dat best doet? Pas deze tips toe:

• Gebruik de feedback van klanten die je offertes afwijzen.

• Analyseer en evalueer regelmatig de status en statistieken van jouw offertes.

#7 Stem je verkopers af op elkaar

Als je met meerderen de verkoop doet, zorg er dan voor dat iedereen op de op de hoogte is van elke offerte. Dit kan je eenvoudig doen door notities toe te voegen aan je offertes.

Zonder dat je hiervoor elkaars mailbox hoeft te zien, beschikt iedereen over nuttige achtergrondinformatie.

#8 Maak gebruik van de Chat-GPT integratie in CoManage

In CoManage zit sinds kort een ingebouwde Chat-GPT integratie. Wanneer je dus even geen inspiratie hebt, kan je altijd hulp vragen aan Chat-GPT om je te helpen met jouw teksten. Vraag dus eens aan Chat-GPT om een email tekst voor je te maken en wie weet helpt het om meer goedgekeurde offertes in de wacht te slepen.

Gebruik je nog geen software om offertes razendsnel op te stellen en de opvolging ervan nog meer te vereenvoudigen?